Dette må du som leverandør vite
Her har vi samlet informasjon om blant annet KGV og KAV, fakturaer, miljø og bærekraft, sosialt ansvar, opphavsrettigheter og personvern.
Et godt samarbeid med våre leverandører er viktig for at vi skal nå toppmålene våre.
For hvert toppmål er det definert en forventet måloppnåelse. For å nå våre mål er vi avhengige av at vi har et godt samspill, godt samarbeid og gode avtaler med leverandørene våre, og at vi når ut i markedet med våre konkurranser og oppdrag.
Statens vegvesen har en omsetning på ca. 35 milliarder NOK per år. Opp mot 80 prosent av denne omsetningen går til kjøp og utbetales til våre leverandører.
Om anskaffelser i Statens vegvesen
Anskaffelser i Statens vegvesen skal kjennetegnes av god forretningsetikk, objektivitet og likebehandling. Ved anskaffelser skal vi også ivareta vårt samfunnsansvar.
Statens vegvesen kjøper varer og tjenester for om lag 40 milliarder NOK per år, og er med det en betydelig aktør og en av de største offentlige innkjøpere i Norge. For å kunne levere på våre toppmål må vi være aktive ute i markedet og bidra til dialog og utvikling, slik at vi får de leveransene som støtter opp om våre mål. Det er viktig for oss av vi gjennomfører gode anskaffelser og at våre leverandører oppfyller blant annet krav til sikkerhet, samfunnsansvar og bærekraftige anskaffelser.
Statens vegvesen skal til enhver tid oppfordre til – og bidra positivt til – å etablere og utvikle nye leverandører som kan bidra til økt konkurranse og bedre kvalitet i leverandørmarkedet. Etatens anskaffelser skal så langt det er mulig, bygge på
- god markedskunnskap gjennom kontakt med berørte bransjer og forskningsinstitusjoner
- markedsanalyser for å klarlegge om leverandørene har en utvikling som gjør dem i stand til å ivareta framtidige oppdrag mest mulig effektivt
- utvikling av tiltak og incitamenter som kan settes inn hvis den ønskede utviklingen uteblir
- markedsovervåking som ivaretar vårt behov for nødvendig kunnskap om markedet og kostnadsutviklingen
- innovasjon gjennom å benytte mulighetsrommet som anskaffelsesregelverket gir
Statens vegvesen har en anskaffelsespolicy med overordnede prinsipper vi følger i alle våre anskaffelser.
Verktøy for konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon
Anskaffelsesprosessene våre gjennomføres elektronisk ved bruk av KGV (konkurransegjennomføringsverktøy). På den måten oppfyller vi kravene til likebehandling, etterprøvbarhet og elektronisk kommunikasjon i konkurransefasen, og gjør det mulig for leverandørene våre å levere tilbud elektronisk og signere kontrakt elektronisk.
Anskaffelser med en verdi over 100 000 NOK eks.mva. skal alltid gjennomføres i KGV.
Kontraktsignering gjennomføres elektronisk i KAV (kontraktsadministrasjonsverktøy). Som hovedregel signerer begge parter med BankID.
OBS: Kun norske og nederlandske leverandører kan signere med BankID.
Hvis det er behov for å signere med andre utenlandske leverandører, gjennomføres fortsatt signeringen via KAV, men uten bruk av BankID. Signeringen vil da ikke være elektronisk.
Har du spørsmål?
Slik sender du fakturaer
Vi har samlet informasjon om hvordan du sender fakturaer, og hvilke krav vi stiller.
Miljø og bærekraft
Ved alle anskaffelser der det er mulig, skal vi skal ivareta miljø- og bærekrafthensyn. Vi skal være en stor bidragsyter og ta vårt ansvar i forbindelse med Norges reduksjon av CO2-utslipp. Derfor har vi stort fokus på miljøkrav i alle anskaffelser.
Klima (grønne anskaffelser) og bærekraftig leverandørkjede
Ytre miljø
Statens vegvesen bidra til å oppfylle de nasjonale miljømålene og har ansvar for miljøet i hele livsløpet av veien fra planlegging til drift og vedlikehold. Vi skal jobbe for å redusere miljøpåvirkningen fra bygging, drift og vedlikehold av veinettet.
Ytre miljø består av flere fagtema og omfatter forurensing av jord og vann, friluftsliv, by og bygdeliv, klimagass og energiforbruk, kulturarv, landskapsbilde og bybilde, luftforurensning, materialvalg og avfallshåndtering, naturmangfold, naturressurser og støy. Les mer om de ulike temaene på våre sider Klima, miljø og omgivelser
Miljøstyringssystem
For å være kvalifisert til å levere tilbud på våre byggekontrakter må du som leverandør ha et godt og velfungerende miljøstyringssystem basert på ISO 14001 (2015), EMAS (EU Eco-Management and Audit Scheme for environmental management), Miljøfyrtårn, eller tilsvarende, med relevans for tilsvarende samferdselsprosjekter.
Klimagassbudsjett og klimagassregnskap
Statens vegvesen vil redusere klimagassutslippene med 50 prosent på anlegg og 50 prosent innen drift før 2030.
Det er store klimagassutslipp (CO2) knyttet til bygging av nye veianlegg. På et typisk anlegg vil rundt en tredjedel av klimagassutslippene komme fra bruk av diesel i anleggsmaskiner og transport av materialer og masser, mens to tredeler av utslippene kommer fra produksjon av materialene som benyttes, som for eksempel betong, stål og asfalt.
Statens vegvesen har vedtatt at alle prosjekter over 51 millioner NOK må bruke VegLCA til å beregne klimagassutslipp. I disse kontraktene er det stilt krav til utarbeiding av klimagassbudsjett og klimaregnskap.
I denne type kontrakter stilles det også krav til at det leveres miljødeklarasjoner (EPD) for betong, stål og asfalt og for alle andre materialer der det finnes EPD.
CEEQUAL
Det er satt krav om at alle investeringsprosjekt over 500 millioner NOK som har en varighet på over ett år, skal sertifiseres i henhold til miljøsertifiseringssystemet CEEQUAL for byggefasen (Construction only) eller tilsvarende system. Statens vegvesen har som mål at prosjektene skal være sertifisert til «Very Good».
I prosjekter mellom 200 millioner NOK og 500 millioner NOK skal Ceequel vurderes og benyttes hvis man finner at prosjektet er egnet for det.
CEEQUAL (forkortelse for The Civil Engineering Quality Assessment & Awards Scheme) er et internasjonalt miljøsertifiseringssystem for anleggsprosjekter der målsettingen er å gjøre disse mer miljøvennlige og bærekraftige. Ordningen krever at anleggsprosjektet vurderes opp mot et sett av kriterier for ulike miljøtemaer, og hvert kriterium krever at man legger fram dokumentasjon på at kriteriene er oppfylt.
Belønning for merverdi
Om leverandøren kan levere merverdi på ytre miljø og klima, vil dette kunne bli belønnet i anskaffelsesprosessen for utbyggingsprosjekter gjennom våre tildelingskriterier.
Merverdi for reduserte klimagassutslipp er det også lagt til rette for gjennom byggekontraktenes bonus og trekk ordning for prosjekter over 51 millioner NOK.
Plan for ytre miljø
Ytre miljø ivaretas internt i alle prosjektfaser gjennom kvalitetsplanen. I prosjektering- og byggefasen er ytre miljø tatt ut som et eget dokument i form av plan for ytre miljø (YM-planen).
Sosialt ansvar og fokus på etikk
Etter lov og forskrift om offentlig anskaffelser er vi pålagt å inkludere klausuler i alle våre avtaler for å sikre lønns- og arbeidsvilkår. Våre anskaffelser skal også kjennetegnes av god forretningsetikk, objektivitet og likebehandling. De samme kravene stiller vi til våre leverandører. I enkelte av de største prosjektene har vi innført seriøsitetskrav for våre leverandører.
Lønns- og arbeidsvilkår
Som offentlig byggherre er vi forpliktet til å påse at lønns- og arbeidsvilkår i våre kontrakter følger definerte minstevilkår. Dette er både for å beskytte arbeidstakere som utfører arbeidet, for å beskytte seriøse bedrifter og norske arbeidsplasser og for å sikre like konkurransevilkår ved tildeling av våre kontrakter.
Læring fra hendelser
Vi deler våre erfaringer fra uønskede hendelser med bransjen. Dette er et bidrag i arbeidet mot en skadefri bygge- og anleggsnæring.
Vi utarbeider læringsark som følge av alvorlige hendelser. Et læringsark har til hensikt å overføre erfaringer. Vi ønsker å forstå hendelsen, ikke fordele skyld.
Menneskelige feilhandlinger er ofte et symptom, ikke en årsak til uønskede hendelser.
Opphavsrettigheter
All dokumentasjon skal utarbeides og leveres som beskrevet i kontrakten. All dokumentasjon som utarbeides i oppdraget, er Statens vegvesens eiendom.
Statens vegvesen står også fritt til å bruke prosjektmateriale som ikke er utarbeidet gjennom oppdraget, men som leverandøren har framskaffet og tilbudt gjennom oppdraget, i egne prosjekter, og eventuelt gjøre det offentlig tilgjengelig. Ved en eventuell offentliggjøring av dette materialet skal Statens vegvesen sørge for at leverandøren blir navngitt.
Leverandøren har ikke rett til å benytte dokumentasjonen han får i forbindelse med oppdraget, til arbeid for andre uten samtykke fra Statens vegvesen. Dokumentasjonen skal heller ikke overlates til andre uten slikt samtykke.
Databehandleravtale
Hvis tjenester som omfattes av kontrakten, medfører behandling av personopplysninger jf. personopplysningsloven, skal det inngås egen databehandleravtale.
Leverandøren kan ikke behandle personopplysninger på vegne av Statens vegvesen før det er inngått databehandleravtale. Dette gjelder selv om dataene er avidentifisert eller pseudonymisert.
Leverandøren skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger, ref. artikkel 32–36 i personvernforordningen.
Leverandørens tiltak skal være i samsvar med gjeldende regelverk. Leverandøren skal dokumentere informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene. Dokumentasjonen skal på forespørsel være tilgjengelig for Statens vegvesen, Riksrevisjonen, Datatilsynet og Personvernnemnda.
Leverandøren kan ikke behandle personopplysninger på noen annen måte enn det som framkommer i kontrakten med underliggende avtaler.
Med mindre det er nærmere regulert i databehandleravtalen eller annen skriftlig avtale med Statens vegvesen, kan leverandøren ikke overføre personopplysninger ut av EU/EØS-området.
Personvern i alle våre anskaffelser og prosjekter
Statens vegvesen jobber aktivt med å tenke personvern i alle faser av utviklingsprosjekter og forvaltning, også i våre anskaffelser og kontrakter. Vi har våre egne personvernregler.
Ferje
Leverandørene som Statens vegvesen kjøper ferjetjenester av, er ferjeselskapene som eier og drifter ferjene.
Offentlig-privat samarbeid (OPS)
Offentlig-privat samarbeid (OPS) er et samarbeid mellom offentlige og private aktører.
Bygge, drifte og vedlikeholde vei
Informasjon til entreprenører og veieiere som bygger, drifter og vedlikeholder vei.
Planlegging og utredning
Planlegging og utredning av vei- og transportprosjekter kan skje som konseptvalgutredninger (KVU), kommunedelplan med konsekvensutredning eller reguleringsplan.
Statens vegvesen har inngått en rekke rammeavtaler. Når det er mulig, skal vi benytte disse i stedet for å sette i gang en anskaffelsesprosess.
Å benytte en rammeavtale kalles for et «avrop». Kjøpet kan skje direkte eller etter en minikonkurranse. Å gjøre innkjøp utenom inngåtte rammeavtaler for en vare/tjeneste kan være en ulovlig direkte anskaffelse.