M-Files for veg- og utbyggingsprosjekter

Generelt om M-Files?

M-Files er Statens vegvesens system for å lagre, dele og finne dokumenter, videoer, bilder o.l. knyttet til kontrakter og prosjekter. I M-files kalles dette et objekt.

I stedet for å organisere objektene i mapper, slik du kanskje er vant til, bruker M-Files metadata. Det vil si egenskaper du registrerer om objektet, som for eksempel dokumenttype, kontrakt og dato.

Tenk på det som finn.no: Når du søker etter en bruktbil, filtrerer du på merke, årsmodell, pris og sted uten å måtte vite hvilken mappe bilen ligger i. På samme måte kan du i M-Files finne akkurat det du leter etter ved å filtrere på egenskaper.

Må jeg gjennomføre kurs i Kilden for å få tilgang til M-Files? 

Nei, det er ikke et krav å gjennomføre kurs i Kilden for å få tilgang til M-Files. Kurset/videoene i Kilden er laget som en støtte til sluttbrukerne, sammen med brukermanualene i M-Files.

Utover dette er det sterkt anbefalt å delta på opplæring, som også settes opp live på Teams, men selve tilgangen gis uavhengig av dette.

Hvordan får jeg tilgang til M-Files?

SVV-ansatte: For å få tilgang til M-Files må du laste ned programvaren, som beskrevet her: Installasjonsguide. Deretter må du bestille følgende tilganger i Selvbetjening for tilganger: “M-Files – Lisens” og “M-Files – Utbyggingsprosjekter Deltager”. Lisensen gir deg tilgang til M-Files, mens “Utbyggingsprosjekter Deltager” gir deg tilgang til å logge inn i Utbyggingsprosjekters opplærings- og produksjonshvelv. Dersom du skal ha tilgang til andre hvelv (DoV, MoR e.l.) må du søke om egen tilgang til disse hvelvene. For å få tilgang til innhold i M-Files må du til sist bli lagt til i en kontrakt.

Eksterne: Eksterne må det bestilles tilgang til gjennom IAM-systemet. Eksternt personell som skal ha tilgang til M-Files kan fylles ut i en egen navneliste ved oppstart av en kontrakt eller det kan meldes inn som en sak i MinFlyt. Det er viktig at følgende informasjon er inkludert for tilgangsbestilling til eksterne: Navn, epost, mobilnr, organisasjonsnr.

Når tilgang er bestilt, vil det sendes ut en epost med en lenke til den registrerte epostadressen. Det er viktig at mottaker åpner lenken, logger inn med BankID og trykker på "Bestill". Når dette er gjort, vil tilgangssøknaden behandles fortløpende, og vedkommende vil kunne bli lagt til i kontrakten i M-Files etter ca. 1 døgn.

Hvilke opplæringsmuligheter finnes?

Du kan enten delta på digitale kurs med instruktør eller benytte de temabaserte videoene som ligger i Kilden. Det anbefales å kombinere instruktørledet opplæring med videoene, som også kan brukes som oppslagsverk ved behov.

Brukermanual

Opplæringsvideoer for interne brukere / Opplæringsvideoer for eksterne brukere (Kilden)

Opplæringsmuligheter

Må metadata fylles ut for hver fil ved opplasting?

Ja, men prosessen kan effektiviseres ved å bruke standardverdier ved opplasting av flere filer samtidig. Da trenger du kun å justere metadata som er unike for hver fil (for eksempel tegningsnummer).

Opplæringsmateriell: Opprette, laste opp eller redigere filer i M-Files som byggherre eller byggherrens prosjekterende

Kan entreprenør laste opp filer i ulike formater (f.eks. XML)?

Ja, det er ingen generell begrensning på filformat. Filer lagres og kan lastes ned igjen i originalt format. Forhåndsvisning avhenger av hvilke programmer som er installert på din PC.

Kan filer slettes i M-Files?

Filer som er sendt eller inngår i korrespondanse skal som hovedregel ikke slettes, men det er teknisk mulig å gjøre dette i noen tilfeller:

Filer som følger en arbeidsflyt hvor det automatisk opprettes en mal til utfylling kan slettes inntil det er sendt til behandling hos motpart første gang. Deretter vil det ikke være mulig å slette denne filen uten utvidete rettigheter i M-Files. NB! Det er viktig at dersom man ønsker å slette en slik fil, at man ikke kun sletter malen, men hele objektet.

Man kan også merke seg at det ikke er mulig å redigere objekter i M-Files når de ikke ligger under arbeid eller til behandling på din side av arbeidsflyten.

Filer som følger arbeidsflyten "Dokumentstatus" er det mulig å slette selv etter at disse er blitt ferdigstilt.

Hva er riktig bruk av flerfilsobjekt?

Flerfilsobjekt skal brukes når flere filer eller vedlegg hører sammen som ett objekt. Det skal ikke brukes som en generell mappe for å samle enkeltdokumenter som bør opprettes som egne dokumentobjekter.

Hvordan kan jeg få en oversikt over "mappene" mine?

I M-Files finner du objektene dine gjennom kontraktens arbeidsområde. Dobbeltklikk på kontraktsobjektet for å åpne arbeidsområdet. Her kan du se hvilke objekter som eksisterer per dokumenttype og vil gi deg en mappelignende oversikt.

Hva er visninger og hvordan oppretter jeg egne visninger?

Visninger er forhåndsinnstilte filtreringer som viser deg et utvalg av objekter basert på bestemte egenskaper, for eksempel kontrakt, dokumenttype eller status i en arbeidsflyt. M-Files leveres med et sett standard visninger, men du kan også opprette egne visninger tilpasset ditt behov.

Hvordan du oppretter egne visninger, finner du beskrevet her: Opptak - søk og visninger i M-files

Hvordan finner jeg tidligere versjoner av et objekt?

Alle versjoner av et objekt lagres automatisk i M-Files. For å se versjonshistorikken kan du klikke på versjonsloggen til høyre i metadatakortet eller gjennom menyen til objektet. Denne får du opp ved å høyreklikke på objektet. Du får da se en liste over alle tidligere versjoner av objektet samt gjeldende versjon. Her kan du også forhåndsvise eldre versjoner.

Versjonsnummer kan du se til høyre i metadatakortet. En viktig ting å merke seg med M-Files er at versjonsnummer også er knyttet til annen aktivitet som gjøres i metadatakortet, som å endre status. Det kan derfor være nyttig å se versjonshistorikken opp mot versjonsloggen for å se hvilke versjonsnumre som faktisk er knyttet til en filendring og hvilke som er knyttet til annen aktivitet.

NB! Det er kun parten som oppretter et objekt som kan se alle versjoner av dette objektet. Den første versjonen som er synlig for motpart er den versjon objektet hadde på tidspunktet det ble sendt til behandling hos motpart. Det samme gjelder kommentarer som er lagt inn før dette.

Du kan lese mer om versjonshistorikk her: Funksjonalitet i meny og metadatakort

Ser entreprenør objekter som er under arbeid eller revisjon?

Det avhenger av objektets arbeidsflyt og hvilket steg det befinner seg i:

• Objekter som er under opprettelse eller under arbeid vil ikke være synlige for motpart før disse er sendt til behandling hos motpart for første gang. Dette gjelder eksempelvis prisforespørsel, byggherremelding o.l. Dersom det gjøres endringer i de tilhørende filene knyttet til disse objektene mens de er til behandling hos motpart, vil ikke disse endringene bli synlige før objektet igjen er sendt tilbake fra motpart.
• Objekter som er under revisjon vil være synlige, men endringene som er lagt til vil ikke bli synlige før objektet igjen blir godkjent eller sendt til behandling hos motpart.
• Objekter som følger arbeidsflyten "Dokumentstatus" har en særstilling her, da entreprenør aldri vil kunne se hva som legges inn av kommentarer o.l., da de ikke har redigeringsrettigheter på disse objektene.

En oversikt over hvilke roller som har tilgang i de ulike stegene, finner du på siste side i de aktuelle brukermanualene. Alle brukermanualene finner du her: Brukermanualer

Hvorfor havner noen objekter i “Tildelt” og andre i “Til informasjon”?

Dette styres av arbeidsflyten og er et forsøk på å tydeliggjøre hvilke objekter som har høyest prioritet. Alle arbeidsflytene som kan opprettes på opprett-knappen vil havne i “Tildelt” bortsett fra dokumenter som opprettes/lastes opp fra entreprenør, og følger arbeidsflyten “Til informasjon”. Hvilken arbeidsflyt et dokument opprettet av entreprenør følger vil være definert av hvilken dokumenttype som velges og legges inn automatisk.

Dokumenter som er kontraktsfestet og/eller krever godkjenning fra byggherre, vil følge arbeidsflyten “Til gjennomgang” og havne i “Tildelt”. Resterende dokumenter følger arbeidsflyten “Til informasjon” og havner ikke i “Tildelt”.

Ytterligere informasjon om dokumenter fra entreprenør finnes her: Opprette, laste opp eller redigere filer i M-Files som entreprenør

Er fanen “Tildelt” personlig?

Ja og nei:
“Tildelt” er en rollestyrt fane. Dvs. at alle med en rolle med rettighet til å arbeide med eller behandle et gitt objekt i M-Files vil få dette opp i sin "Tildelt" når det er en handling som kreves for videre arbeid med dette objektet. Da avhenger det altså av hvilke rettigheter de ulike rollene har i de forskjellige arbeidsflytene på gitte steg, samt hvilke roller ulike personer er lagt inn under i kontraktens metadatakort i M-Files.

En oversikt over hvilke roller som har tilgang i de ulike stegene, finner du på siste side i de aktuelle brukermanualene. Alle brukermanualene finner du her: Brukermanualer

Dersom det opprettes et oppdrag som kun du skal utføre, vil dette oppdraget kun være synlig i din "Tildelt". Du finner mer informasjon om hvordan oppdrag opprettes og tildeles her: Bruk av OPPDRAG i M-Files

Kan byggherre sette entreprenørens KOE til “Uavklart”?

Både byggherre og entreprenør kan sette en KOE til “Uavklart” dersom saken ikke kan avklares i den ordinære arbeidsflyten og krever videre oppfølging. Det er imidlertid kun byggherre som kan sette en KOE til “avgjort i forlik/dom”.

Du kan finne mer informasjon om KOE her: Bruk av KRAV OM ENDRINGSORDRE i M-Files

Hva skjer hvis et delmålebrev mangler dokumentasjon?

Dersom et delmålebrev mangler dokumentasjon, kan byggherre sende dette tilbake til entreprenør. Dersom dette oppdages etter at delmålebrevet er blitt godkjent hos byggherre, må byggherre enten kontakte superbruker for å sende dette tilbake til entreprenør, eller entreprenør må opprette et nytt delmålebrev med korrekt dokumentasjon.

Du kan finne mer informasjon om Målebrev her: Bruk av MÅLEBREV i M-Files

Kan dokumenttype “Grunnerverv” deles med entreprenør?

Nei, denne dokumenttypen er skjermet for entreprenør. Dersom informasjon skal deles, må den registreres som en dokumenttype som er tilgjengelig for entreprenør, for eksempel kontraktsdokumentasjon.

Har byggherrens prosjekterende tilgang til kontraktsdokumenter?

Prosjekterende kan ha tilgang til kontraktsdokumenter som en del av sitt ansvar. Dette vurderes opp mot rolle og behov, og det forutsettes at taushetsplikt ivaretas.

Hvordan håndteres endringsanmodninger fra eksterne prosjekterende?

Dette er under videre utvikling. Foreløbig håndteres dette gjennom etablerte kontratsroller og processer.

Får jeg varsel om endringer i M-Files?

Ja. M-Files sender et døgnvarsel med en samlet oversikt over relevante endringer og oppgaver på mail. Oppgaver som krever handling fra deg, vises også under fanen “Tildelt” i M-files. Du kan i tillegg følge relevante filer eller objekter knyttet til kontrakten for å få varsel når det skjer endringer. Dette gjøres gjennom å høyreklikke på menyen til objektet og velge “Følg”.

Du kan lese mer om hvordan du abonnerer på relevante dokumenter eller objekter her: Funksjonalitet i meny og metadatakort

Hvorfor får jeg ikke de varslingene jeg forventer?

Dette kan skyldes hvilken rolle du har knyttet til en gitt kontrakt eller hvilket steg i arbeidsflyten objektet befinner seg. Dersom du mener noe mangler, ta kontakt med prosjektet eller brukerstøtte for videre oppfølging.