M-Files / Hubshare for kontroll og godkjenning
Kontroll og godkjenning har innført ny saksbehandlingsløsning for teknisk kontroll av konsept og teknisk godkjenning.
M-Files vil benyttes av Vegdirektoratets saksbehandlere og den har et forenklet brukergrensesnitt for eksterne: Hubshare. Dette grunnet at eRoom som samhandlingsplatform i Statens vegvesen avviklet i sin helhet i desember 2025.
Hubshare erstatter løsning i eRoom hvor eksterne samhandler med saksbehandler i en kontrollsak. Der vil du blant annet laste opp dokumentasjon, følge status for saksbehandlingen og få tilgang til brev og vedlegg. Hubshare er bygget opp med en logisk mappestruktur basert på teknisk dokumentasjon og hver kontrollsak har sin egen «hub»
Tilgang til M-Files Hubshare:
Ansatte som jobber i Statens vegvesen skal bestille "M-files - MoR-Hubshare " og "M-files Lisens" via Selvbetjening for tilganger.
Andre eksterne aktører får en invitasjon med lenke til aktivering av bruker.
NB: Det er svært viktig at alle aktiverer brukere sine for at vi skal kunne opprette en kontrollsak.
Viktig å huske for prosjekterende og kontrollerende i en kontrollsak
M-files er et metadatadrevet dokumenthåndteringssystem. Dette eliminerer behovet for den tradisjonelle metadatalisten benyttet i eRoom, men fordrer at man bruker logisk selvforklarende navngivning på filer som lastes opp.
Eksempler:
- For tegninger: K100_Oversiktstegning, K200_Armeringbrudekke
- For modell: xx-xxxx_Fagmodell_bru, xx-xxxx_Fagmodell_terreng
- For beregningsrapporter: xx-xxxx_Prosjekteringsforutsetninger, xx-xxxx_Beregningsrapport, xx-xxxx_VedleggA-D_til_beregningsrapport
Dersom man ikke benytter logiske selvforklarende filnavn ved opplasting av dokumentasjon, vil saksbehandler etterspørre at man laster opp og vedlikeholder en dokumentliste.
- Files må sjekkes inn når man er ferdig med å redigere et dokument (kontrollrapport)
- Det er ikke lenger distribusjonsfunksjon som kjent fra eRoom, dette er erstattet av oppgavetildeling i Hubshare. Det er derfor viktig at man markerer sin tildelte oppgave som «utført» og at man oppretter en ny oppgave til den personen som er ansvarlig for neste aksjon i saken. Dette er ytterligere beskrevet i brukerveiledning.
Det er viktig at brukerveiledninger leses nøye før dokumentasjonen lastes opp/kontroll gjennomføres!
Brukerveiledninger:
Hubshare:
- Basisfunksjonalitet M-Files Hubshare
- Brukerveiledning i Hubshare for prosjekterende
- Brukerveiledning i Hubshare for kontrollerende