M-Files / Hubshare for kontroll og godkjenning

Kontroll og godkjenning innfører ny saksbehandlingsløsning for teknisk kontroll av konsept og teknisk godkjenning.

M-Files vil benyttes av Vegdirektoratets saksbehandlere og den har et forenklet brukergrensesnitt for eksterne: Hubshare. Dette grunnet at eRoom som samhandlingsplatform i Statens vegvesen avvikles i sin helhet i desember 2025.

Hubshare erstatter dagens løsning i eRoom hvor eksterne samhandler med saksbehandler i en kontrollsak. Der vil du blant annet laste opp dokumentasjon, følge status for saksbehandlingen og få tilgang til brev og vedlegg. Hubshare er bygget opp med en logisk mappestruktur basert på teknisk dokumentasjon og hver kontrollsak har sin egen «hub»

Nye søknader for teknisk godkjenning av bruer og andre bærende konstruksjoner vil behandles i vår nye løsning fra mai 2025.

Teknisk kontroll av konsept saksbehandles i eRoom frem til høsten 2025.

Aktive kontrollsaker i eRoom som ikke er ferdigbehandlet i løpet av Q3 2025 vil migreres fra eRoom til M-Files Hubshare. 

Viktig å huske for prosjekterende og kontrollerende i en kontrollsak

  • M-files er et metadatadrevet dokumenthåndteringssystem. Dette eliminerer behovet for den tradisjonelle metadatalisten benyttet i eRoom, men fordrer at man bruker logisk selvforklarende navngivning på filer som lastes opp.

Eksempler:

For tegninger: K100_Oversiktstegning, K200_Armeringbrudekke

For modell: xx-xxxx_Fagmodell_bru, xx-xxxx_Fagmodell_terreng

For beregningsrapporter: xx-xxxx_Prosjekteringsforutsetninger, xx-xxxx_Beregningsrapport, xx-xxxx_VedleggA-D_til_beregningsrapport

Dersom man ikke benytter logiske selvforklarende filnavn ved opplasting av dokumentasjon, vil saksbehandler etterspørre at man laster opp og vedlikeholder en dokumentliste.

  • Files må sjekkes inn når man er ferdig med å redigere et dokument (kontrollrapport)
  • Det er ikke lenger distribusjonsfunksjon som kjent fra eRoom, dette er erstattet av oppgavetildeling i Hubshare. Det er derfor viktig at man markerer sin tildelte oppgave som «utført» og at man oppretter en ny oppgave til den personen som er ansvarlig for neste aksjon i saken. Dette er ytterligere beskrevet i brukerveiledning.

Det er viktig at brukerveiledninger leses nøye før dokumentasjonen lastes opp/kontroll gjennomføres!

Lenker til opplæring:

Hubshare: 

Basisfunksjonalitet M-Files Hubshare

Brukerveiledning i Hubshare for prosjekterende

Brukerveiledning i Hubshare for kontrollerende


M-Files (kun for interne saksbehandlere):

Basisfunksjonalitet M-Files (MoR)

Saksbehandling i M-Files (MoR)

Bruer